マンション管理組合の理事長職もあと３カ月余となった。懸案はほぼ解決しつつあるが、まだ面倒な仕事が５月末開催予定の総会までに残っている。総会に提案する議案書作りである。友人の理事長経験者に聞くと、議案書作りはほぼ管理会社がやってくれるとのことだが、ウチは理事会が作成しなくてはならない。昨年の日記をみたら１月末には、理事の中から正副理事長、総務担当者で総会準備委員会を作り、準備を始めていた。
今年度の理事会メンバーはフルタイムで働いている人がほとんどで、頻繁に準備委員会は開けない。そうなりゃ素浪人で時間のある俺が書類等の作成はやるしかないじゃんと、先週末から作業を始めた。こんなのは前年のひな型をパソコンから引っ張り出し、上書き修正をしていくに限る。で、１年前前理事長からもらった議案書案、総会議事進行表のメールを引っ張り出し、まずは事業実施項目（詳細）の20年度版に取り掛かった。
A４１ページに、理事会、駐車場、営繕、植栽、防災の項目に月ごとに細かい字でびっしり実施した事業が並んでいる。19年度分を消してそこに20年度分を書き込んでいく。こういう作業もあろうかと思って、俺は昨年５月からしぶとくメモを残しており、理事会、営繕の仕事は書き留めておいたのだ。上書きをしていくので、去年の資料には４年前の覚書締結なんかが、消し忘れて残ってしまい、総会で指摘され困ったことがあった。こんな細かい字を厳しくチェックする住民もいないことはないので、形式は整えておかないと。
駐車場や植栽の項は前年度分を全部消去して、今年度の担当者に記入してもらい、俺がそれをもとに決定稿をつくることにした。１ページを作るのに３時間かかった。小さい文字のため妙に肩が凝った。このようにして議案書や総会議事進行表も作成していくことになる。
昨年は暴走老人が理事に立候補してしまい、それへの対応でコロナの下、30回も打ち合わせをするなどとんでもない目に遭ったが、ことしは今のところ不穏な動きはないので、たんたんと作業をこなしていけばいいと、安らかな気持ちでいるのだが、世の中、予期せぬことが起きるので、油断は禁物である。 |
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